Die Ausfüllhilfe zum Wandplan

Zeitplan Hochzeit: So füllt ihr euren Wandplan aus

Ihr steht vor dem Plan an eurer Wand und hängt bei den Fragen fest? Gut so, genau dafür sind sie da. Das sind die Stellen, an denen Hochzeitstage wirklich hängen. Hier bekommt ihr zu jeder Frage die Antwort, die sich in meinen Trauungen bewährt hat. Kurz und konkret, damit ihr sie direkt in euren Plan schreiben könnt.

Getting Ready

Am Beispieltag ab 08:00 Uhr

Wo macht ihr euch fertig, und kommen Hair und Make-up zu euch?

Klärt das zuerst, denn daran hängt die halbe Morgenlogistik. Am entspanntesten ist es, wenn die Stylistin zu euch kommt, nach Hause oder direkt in die Location. Dann fällt keine Fahrt mit fertiger Frisur ins Auto weg. Wenn ihr in einen Salon müsst, rechnet die Fahrzeit doppelt: einmal ehrlich, einmal mit Hochzeitsverkehr.

Wann muss die Stylistin da sein, damit niemand hetzt?

Fragt eure Stylistin, wie lange sie pro Person braucht, und legt eine halbe Stunde drauf. Braut, zwei Trauzeuginnen und Mama zusammen dauern gut einen halben Tag. Die Braut kommt zum Schluss dran, dann ist die Frisur zur Trauung am frischesten.

Und der Bräutigam? Wo macht er sich fertig, und schaut der Fotograf vorbei?

Der Bräutigam wird beim Getting Ready fast immer vergessen, und hinterher fehlen genau diese Bilder im Album. Klärt mit eurem Fotografen, ob er bei beiden vorbeischaut oder ob ein zweiter Fotograf dabei ist. Wenn die Zeit nur für einen reicht: erst der Bräutigam, dann die Braut, denn bei ihr dauert alles länger.

Wer bringt Ringe, Eheversprechen und Notfalltasche zur Location?

Benennt die Person mit Namen und sprecht sie vorher an, nicht erst am Hochzeitsmorgen. Also nicht "die Eltern" oder "die Trauzeugen", sondern "meine Trauzeugin Marie macht das". Bei "irgendwer von uns" liegen die Ringe am Ende zu Hause.

Foto und Video kommen

Am Beispieltag ab 11:00 Uhr

Wer empfängt sie und zeigt Trauort, Technik und Licht?

Nicht ihr, ihr seid beim Getting Ready. Bestimmt eine Person, die die Location kennt und die Handynummern von allen hat. Zehn Minuten Rundgang reichen: Trauort, Steckdosen, wo die Sonne steht, wo das Team seine Taschen abstellen darf. Diese zehn Minuten sparen später eine Stunde Suchen und Fragen.

Wo gibt es Strom, und wo dürfen sie ihre Sachen abstellen?

Fragt das vorher bei der Location an, nicht am Tag selbst. Foto, Video und Musik brauchen Strom und einen Platz, der nicht mitten im Bild liegt. Ein Nebenraum oder eine Ecke hinter der Traukulisse genügt völlig.

First Look

Wenn ihr mögt, am Beispieltag gegen 12:00 Uhr

Welcher Ort ist um diese Zeit wirklich ungestört?

Ungestört heißt: keine eintreffenden Gäste, kein Caterer mit Kisten, kein Fenster, hinter dem die Verwandtschaft steht. Fragt die Location nach einer Stelle, an der um diese Uhrzeit sicher niemand vorbeiläuft, und lasst sie euch zeigen. Der schönste First Look nützt nichts, wenn Tante Gerda vorher winkt.

Wer bringt euch beide dorthin, ohne dass ihr euch vorher seht?

Das braucht Regie: Einer steht schon da, der andere wird geführt, meistens mit geschlossenen Augen die letzten Meter. Legt fest, wer jeden von euch abholt und auf welchem Weg. Zwei getrennte Wege, ein Treffpunkt, der Fotograf steht bereit.

Ankunft der Gäste

Am Beispieltag ab 13:15 Uhr

Wie viel Puffer vor dem Einzug? Erfahrungswert: 30 Minuten.

Dreißig Minuten zwischen "alle Gäste da" und Einzug sind kein verlorenes Programm, sie sind eure Versicherung. In diesem Fenster verschwinden verspätete Gäste, ein klemmendes Kleid und ein Stau auf der A70, ohne dass es jemand merkt. Ich habe noch keinen Hochzeitstag erlebt, an dem diese halbe Stunde nicht gebraucht wurde.

Wer hält die Gäste so lange zusammen, und wer weist die Plätze zu?

Wenn niemand die Gäste sammelt, verteilen sie sich über das ganze Gelände. Eine Person mit lauter Stimme und Überblick sammelt, weist die ersten Reihen zu und sorgt dafür, dass die Familie vorne sitzt. Das können Trauzeugen übernehmen, oder ihr gebt es ab an jemanden, der an dem Tag sonst keine Rolle hat.

Trauung

Am Beispieltag um 14:00 Uhr

Wohin mit dem Strauß, sobald ihr vorne angekommen seid?

Der Strauß muss aus der Hand, sobald ihr vorne angekommen seid und euch setzt. Nicht erst bei den Ringen. Meine einfachste Lösung nach unzähligen Trauungen: eine leere Vase vorne am Trauort. Der Strauß steht schön im Bild, die Braut hat die Hände frei, und niemand muss ihn irgendwem in den Schoß drücken.

Gibt es vorne eine Ablage, auch für Ringe, Traukerze und Eheversprechen?

Vorne am Trauort braucht es grundsätzlich eine Ablagemöglichkeit, ein kleiner Tisch reicht. Darauf: die Vase für den Strauß, die Ringe, die Traukerze, die Eheversprechen und ein Glas Wasser. Ohne Ablage wandert all das durch Hände und Hosentaschen, und die Kamera hält jedes Gefummel fest.

Wer hat die Eheversprechen, und wo liegen sie bereit?

Legt vorher fest, wer eure Versprechen mitbringt und wo sie liegen: auf der Ablage vorne oder bei einer Person, die sie euch im richtigen Moment reicht. Nicht in der eigenen Tasche, denn ein Brautkleid hat keine, und ein Anzug gibt zerknitterte Zettel her.

Wer sagt dem Fotografen, dass gleich der Ringwechsel kommt?

Der Ringwechsel dauert dreißig Sekunden und ist nicht wiederholbar. Euer Fotograf muss vorher wissen, wann er kommt und von wo er ihn fotografieren darf. Wenn eure Rednerin mitdenkt, kündigt sie ihn im Ablauf an und gibt dem Fotografen ein Zeichen. Genau solche Absprachen treffe ich vor jeder meiner Trauungen mit dem Foto- und Videoteam.

Sektempfang

Am Beispieltag ab 14:45 Uhr

Wer schenkt aus, und gibt es genug ohne Alkohol?

Klärt vorher, ob die Location jemanden zum Ausschenken stellt oder wer aus dem Gästekreis übernimmt, denn nebenbei macht das niemand. Und plant alkoholfrei großzügig: Kinder, Fahrer, Schwangere und alle, denen um drei Uhr nachmittags nicht nach Sekt ist, sind mehr Gäste, als ihr denkt.

Wo stehen die Gläser, damit keine Schlange entsteht?

Gratulation lieber locker beim Sekt als in der Schlange, denn die kostet pro Gast ungefähr eine Minute. Bei achtzig Gästen ist das über eine Stunde eures Tages. Die Lösung ist banal: Gläser auf mehreren Stationen verteilen oder Tabletts durchs Publikum, dann verläuft sich die Gratulation von selbst.

Gruppenfotos

Am Beispieltag ab 15:30 Uhr

Wer hat die Fotoliste und sammelt die Gäste ein?

Schreibt vorher eine Liste der Konstellationen, die ihr wirklich wollt, zehn bis fünfzehn reichen. Eine Person, die fast alle Gäste kennt, bekommt die Liste und trommelt zusammen. Mit Liste seid ihr in einer halben Stunde durch. Ohne Liste zieht es sich durch den ganzen Sektempfang.

Wo steht die Sonne um 16 Uhr, und wo ist Schatten?

Mittagssonne von vorne heißt zusammengekniffene Augen auf jedem Bild. Schaut euch mit eurem Fotografen vorher an, wo um diese Zeit Schatten ist, eine Baumreihe, eine Hauswand, eine offene Scheune. Falls niemand die Location vorher sieht: Die Sonne steht um 16 Uhr im Südwesten, plant die Fotorichtung entsprechend.

Paarfotos, erste Runde

Am Beispieltag ab 16:00 Uhr

Wer kümmert sich um die Gäste, während ihr Fotos macht?

Zwanzig Minuten ohne Brautpaar fühlen sich für Gäste lang an, wenn nichts passiert. Kaffee und Kuchen, ein geöffnetes Gästebuch oder einfach eine Ansage, wann ihr zurück seid, reichen völlig. Wichtig ist nur, dass es jemand ansagt und nicht alle euch suchen.

Wohin geht ihr, und wie lange seid ihr wirklich weg?

Klärt den Fotospot vorher und rechnet den Fußweg mit ein, in Brautschuhen und über Wiese. Zwanzig Minuten Fotos werden mit Hin- und Rückweg schnell vierzig. Sagt die ehrliche Zahl der Person an, die währenddessen die Gäste im Blick hat.

Kaffee und Kuchen

Am Beispieltag ab 16:30 Uhr

Wer bringt Geschenke und Karten an einen sicheren Ort?

Auf dem Geschenketisch liegt am Nachmittag mehr Geld, als man laut sagen möchte, und ab dem Abend hat niemand mehr einen Blick darauf. Bestimmt eine Person, die Karten und Umschläge vor der Party wegschließt, ins Auto oder in ein abschließbares Zimmer der Location.

Gibt es genug Kaffee, und was ist mit denen, die keinen trinken?

Kaffee zur Hochzeitstorte klingt selbstverständlich, ist aber die Station, an der Locations am häufigsten knapp kalkulieren. Fragt konkret nach: Wie viele Kannen, gibt es Tee, gibt es kalte Getränke dazu? Ein heißer Nachmittag macht aus Kaffeetrinkern Schorletrinker, und beides muss da sein.

Abendessen

Am Beispieltag ab 18:30 Uhr

Weiß die Küche von Reden und Überraschungen zwischen den Gängen?

Die Küche taktet ihre Gänge auf die Minute. Eine Überraschungsrede zwischen Vorspeise und Hauptgang bedeutet: Das Fleisch steht dreißig Minuten unter der Wärmelampe. Sammelt alle geplanten Beiträge ein, gebt der Küche die Liste, und die Gäste bekommen ihr Essen warm.

Wer gibt das Zeichen zum Essen, wenn ihr noch bei den Fotos seid?

Legt vorher fest: Wird auf euch gewartet oder wird angefangen? Beides ist in Ordnung, nur entschieden muss es sein. Eine Person hält den Draht zwischen Fotospot und Küche, dann isst niemand kalt und niemand wartet grundlos.

Reden und Programm

Am Beispieltag ab 20:00 Uhr

Wer kündigt an, und wer bremst freundlich, wenn es zu lang wird?

Ein Abend verträgt drei bis vier Reden, keine acht. Bestimmt eine Person, die moderiert, die Reihenfolge kennt und notfalls charmant abkürzt. Das klingt streng, aber diese Person sorgt dafür, dass nach den Reden noch getanzt wird.

Wissen alle, die reden wollen, wann sie dran sind?

Fragt aktiv in beide Familien: Wer plant etwas? Sammelt alles bei einer Person, die die Reihenfolge festlegt und jedem seinen Zeitpunkt sagt. Für euch bleibt es trotzdem eine Überraschung, auch wenn eine Person Bescheid weiß.

Tortenanschnitt

Am Beispieltag um 20:30 Uhr

Wer sagt Küche und Fotograf rechtzeitig Bescheid?

Die Torte braucht Vorlauf: Die Küche muss sie kaltstellen und rechtzeitig aufbauen, der Fotograf muss im Raum sein. Zehn Minuten vorher ein Wort an beide, mehr ist es nicht. Ohne dieses Wort wird die Torte angeschnitten, während der Fotograf draußen die Golden Hour fotografiert.

Steht die Torte da, wo das Licht fürs Foto stimmt?

Der Anschnitt ist eines der meistfotografierten Motive des Tages. Eine Torte in der dunkelsten Raumecke ärgert euch auf jedem Bild. Stellt sie dorthin, wo Licht ist und wo Gäste rundherum Platz haben, und fragt euren Fotografen, wo er sie haben will. Er weiß es.

Paarfotos zur Golden Hour

Wenn ihr mögt, am Beispieltag gegen 20:45 Uhr

Wer holt euch raus, wenn das Licht am schönsten ist?

Die Golden Hour wartet nicht, bis das Dessert gegessen ist. Gebt eurem Fotografen die Erlaubnis, euch rauszuholen, wenn das Licht steht, auch mitten aus einem Gespräch. Fünfzehn Minuten, und ihr habt die Bilder, die später gerahmt an der Wand hängen.

Wo geht die Sonne unter, und wie weit ist der Weg dorthin?

Klärt vorher, in welche Richtung die Sonne untergeht und wo der Spot dafür ist. Wenn der Weg dorthin zehn Minuten dauert, müsst ihr zehn Minuten früher los. Euer Fotograf kann euch die Uhrzeit des Sonnenuntergangs für euer Datum auf die Minute sagen.

Eröffnungstanz

Am Beispieltag um 21:00 Uhr

Wer gibt dem DJ das Zeichen, wenn ihr auf die Tanzfläche geht?

Der Moment braucht genau eine Absprache: Ihr geht auf die Fläche, jemand nickt dem DJ zu, die Musik startet. Ohne dieses Zeichen steht ihr in Stille auf der Tanzfläche und winkt Richtung Pult. Klingt lustig, fühlt sich nicht so an.

Habt ihr zu der Version geübt, die der DJ auch wirklich spielt?

Der Klassiker: Ihr übt wochenlang zur Drei-Minuten-Version aus dem Radio, der DJ spielt die Albumversion mit vierzig Sekunden Intro. Schickt dem DJ genau eure Datei oder den exakten Titel mit Version, und lasst sie euch einmal vorspielen. Eine Minute Aufwand, und euer Tanz beginnt da, wo ihr ihn geübt habt.

Party

Am Beispieltag ab 21:15 Uhr

Ab wann darf draußen keine Musik mehr laufen, und wer achtet darauf?

Fast jede Location hat eine Sperrstunde für Außenbereiche, oft 22 Uhr. Fragt danach, bevor ihr die Party draußen plant, und legt fest, wer den Umzug nach drinnen anstößt. Sonst tut es der Nachbar mit dem Ordnungsamt.

Wer ist Ansprechpartner für die Location, wenn ihr auf der Tanzfläche seid?

Ab jetzt sollen alle Fragen an euch vorbeilaufen. Noch ein Fass? Klimaanlage an? Taxi für Oma? Eine benannte Person entscheidet das, und ihr erfahrt es morgen beim Frühstück. Genau dafür gibt es übrigens Menschen wie mich, die das beruflich übernehmen.

Mitternachtssnack

Wenn ihr mögt, gegen 00:00 Uhr

Wer stellt ihn raus, und weiß die Location Bescheid?

Klärt mit Küche oder Catering die Uhrzeit und wer ihn aufbaut, sonst steht er um zwei Uhr noch im Kühlschrank. Wenn Freunde ihn beisteuern, brauchen sie einen Platz im Kühlschrank der Location, auch das vorher fragen.

Wissen die Gäste, dass noch etwas kommt, oder verabschieden sie sich vorher?

Gäste, die nichts vom Snack wissen, gehen satt und müde um halb zwölf. Ein Satz vom DJ oder ein Schild am Buffet reicht: Um Mitternacht gibt es noch etwas. Das hält die Tanzfläche voll bis in die Nacht.

Ende

Wer räumt auf, wer fährt wen, und wer nimmt die Geschenke mit heim?

Darüber spricht vor der Hochzeit niemand gern, deshalb steht es hier. Verteilt drei Aufgaben an drei nüchterne Menschen: Abbau und Privatsachen, Fahrdienste, Geschenke und Karten. Ihr selbst seid für nichts davon eingeteilt.

Bis wann muss die Location leer sein?

Steht im Vertrag, liest aber selten jemand vor der Buchung. Manche Locations wollen noch in der Nacht besenrein übergeben, andere lassen euch bis zum nächsten Mittag Zeit. Der Unterschied entscheidet, ob eure Trauzeugen um drei Uhr nachts Blumenvasen schleppen.